Strategische personeelsplanning door een nieuwe bril: van plannen naar ontwikkelen

Arbeidsmarktkrapte, vergrijzing en AI zorgen ervoor dat organisaties anders naar hun toekomstige personeelsbehoefte moeten kijken dan tien jaar geleden. Waar strategische personeelsplanning vroeger vooral draaide om functies en formatie, is de focus veranderd naar skills, ontwikkeling en wendbaarheid. 

SPP door een nieuwe bril

Jarenlang draaide SPP om de vraag hoeveel mensen een organisatie nodig had. Organisaties maakten inschattingen van toekomstige groei, keken naar uitstroom door pensioen of verloop en bepaalden vervolgens welke functies moesten worden ingevuld. De focus lag daarbij op bezetting, formatie en capaciteit. 

Die manier van kijken werkte redelijk goed in een omgeving waarin functies relatief stabiel waren en veranderingen zich geleidelijk voltrokken. Als een organisatie wist welke functies zij over enkele jaren nodig had, kon zij daar gericht op werven of opleiden.

Tegenwoordig is die werkelijkheid minder vanzelfsprekend.

Veel organisaties weten wel welke kant ze op willen bewegen, maar weten nog niet precies hoe functies zich gaan ontwikkelen. De impact van AI is daar een goed voorbeeld van. In veel gevallen verdwijnen functies niet, maar veranderen werkzaamheden binnen die functies wel. Taken worden geautomatiseerd, nieuwe verantwoordelijkheden ontstaan. Daardoor wordt het veel belangrijker in beeld te hebben welke kennis en vaardigheden er aanwezig zijn binnen de organisatie en welke in de toekomst nodig zullen zijn.

Moderne SPP kijkt ook anders naar de wijze van invullen van de huidige en toekomstige personele behoeften. Niet iedere nieuwe behoefte vraagt om instroom, of is met instroom te realiseren. De oplossing ligt vaker in ontwikkeling, (om)scholing en interne mobiliteit.

Waarom SPP vaak vastloopt

Hoewel veel organisaties het belang van SPP erkennen, blijft de uitvoering vaak achter.

Een belangrijke oorzaak is dat organisaties te groot beginnen. Er worden uitgebreide analyses gemaakt van alle functies, afdelingen en medewerkers tegelijk. Dat kost veel tijd en energie, terwijl het voor leidinggevenden vaak onduidelijk blijft wat de opbrengst is.

Daarnaast speelt een opvallende paradox. Juist organisaties die de grootste behoefte hebben aan strategische personeelsplanning, hebben er vaak de minste tijd voor. Vacatures moeten worden ingevuld, verzuim vraagt aandacht en operationele problemen krijgen voorrang boven langetermijnontwikkeling. Daardoor blijft vooruitkijken iets voor later.

Een derde valkuil is dat SPP een HR-project wordt. HR verzamelt gegevens, maakt analyses en presenteert rapportages, terwijl de business onvoldoende betrokken raakt bij de keuzes die eruit voortkomen. Daardoor ontstaat wel inzicht, maar geen beweging.

Daar ligt een dieper probleem onder. Organisaties proberen een personeelsvraagstuk op te lossen, terwijl het eigenlijk gaat om een strategisch vraagstuk. Zonder een duidelijk beeld van de toekomstige organisatie is het immers lastig te bepalen welke mensen, vaardigheden en ontwikkelopgaven daarbij horen.

Vijf tips om te starten met moderne SPP

Voor organisaties die aan de slag willen met SPP hoeft de eerste stap niet ingewikkeld te zijn.

1. Begin bij de strategische opgave
   Kijk niet als eerste naar vacatures of bezetting, maar naar ontwikkelingen die impact hebben op de organisatie. Welke veranderingen verwacht je in de markt, dienstverlening, technologie of klantvraag? Vanuit die ontwikkelingen ontstaat vanzelf de vraag wat dit betekent voor mensen en vaardigheden.
2. Start klein
   Kies één team, een kritische functiegroep of een specifieke veranderopgave. Daarmee wordt sneller zichtbaar welke inzichten SPP oplevert en ontstaat er draagvlak voor verdere stappen.
3. Maak ontwikkeling onderdeel van de aanpak
   Kijk niet alleen naar wat medewerkers vandaag kunnen, maar ook naar wat zij kunnen leren. Juist in een krappe arbeidsmarkt is het ontwikkelen van talent vaak effectiever dan het zoeken naar nieuw talent.
4. Maak SPP onderdeel van bestaande gesprekken
   Voorkom dat SPP een jaarlijkse exercitie wordt. Integreer het in teamoverleggen, ontwikkelgesprekken, managementbesprekingen en de reguliere planning- en controlcyclus.
5. Denk in scenario's
   Niemand kan de toekomst voorspellen. Wel kunnen organisaties verschillende scenario's verkennen en nadenken over de gevolgen daarvan voor hun workforce. Dat helpt om beter voorbereid te zijn op veranderingen die vandaag nog onzeker zijn.