Referentiecase Leerplicht Amsterdam

Over Annet | Annet werkt inmiddels 20 jaar bij de gemeente Amsterdam, waar ze verschillende rollen heeft vervuld. Het grootste deel van haar loopbaan heeft ze doorgebracht in het HR-vak voordat ze in 2020 overstapte naar de afdeling Leerplicht binnen de gemeente. Sindsdien is ze teammanager kwaliteit en informatie. Ze geeft leiding aan een team dat zich bezighoudt met diverse aspecten van het bevorderen van de kwaliteit van het werk van voornamelijk de leerplichtambtenaren, zoals uniformiteit via werkinstructies, werkprocessen en data-gestuurd werken. Haar team richt zich op verschillende gebieden, waaronder kennis en informatie, kwaliteitsadvies en -controle, en het beheer van essentiële documentatie zoals werkinstructies en ambtsinstructies. Annet's team speelt een cruciale rol in het waarborgen van de kwaliteit en het voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de leerplichtorganisatie.

"Na 20 jaar HR had ik de behoefte om iets in een meer directe vorm te doen voor een doelgroep waar we als gemeente voor werken. Leerplicht paste heel mooi in dat plaatje."

De uitdaging voor team Kwaliteit en Informatie
Leerplicht Gemeente Amsterdam | Het leerplichtteam van de Gemeente Amsterdam staat voor de uitdaging om de ruim 100.000 leerplichtige leerlingen in Amsterdam te ondersteunen en te begeleiden. De leerplichtambtenaren voeren het leeuwendeel van het werk uit met hun contacten met scholen, ouders en kinderen. Het team van Annet speelt een essentiële ondersteunende rol bij het verzamelen en analyseren van gegevens, het verbeteren van processen en het waarborgen van kwaliteitsnormen binnen de organisatie.

Team kwaliteit en informatie | Bij haar aanstelling had Annet als doel om met haar nieuwe team binnen Leerplicht Amsterdam een solide structuur en effectieve sturing te creëren. Ze wilde een omgeving tot stand brengen waarin heldere richtlijnen en procedures werden gehanteerd, inclusief het implementeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Daarnaast streefde ze naar een hecht team waarin ervaren medewerkers uit de leerplichtorganisatie en jonge nieuwkomers samenwerkten aan een gemeenschappelijke missie en visie, ondersteund door effectieve persoonlijke ontwikkelingstrainingen en diepgaande teamgesprekken.

"Ik heb een duidelijk doel voor ogen gehad vanaf het begin, namelijk het opbouwen van een sterk team en het investeren in een solide basis voor effectieve samenwerking."

Van persoonlijke verhalen naar verbondenheid en vertrouwen | Annet streefde bij haar aanstelling naar een vliegende start voor haar nieuwe team door te investeren in teamontwikkeling, waarbij ze de diepere persoonlijke verhalen van medewerkers naar boven wilde halen. Dit vond ze belangrijk omdat ze geloofde dat het delen van deze verhalen de saamhorigheid binnen het team zou versterken. Ze zag het als een manier om elkaar beter te leren kennen, wat essentieel is voor een effectieve samenwerking. Annet geloofde dat het delen van persoonlijke verhalen zou bijdragen aan het opbouwen van een hechter team en het creëren van een sfeer van verbondenheid en vertrouwen.

Contracten binnen het team | Daarnaast benadrukte ze het belang van goede afspraken in het team en het betrekken van alle teamleden bij het maken van deze afspraken, om zo een sterke verbondenheid en verantwoordelijkheid te creëren. Daarnaast richtte ze zich op het verbeteren van de manier waarop het team contracten aanging, om misverstanden te voorkomen en een effectievere samenwerking te bevorderen. Contracteren wil zeggen: het maken van duidelijke en bindende afspraken binnen het team. Het gaat niet alleen om oppervlakkige afspraken, maar om het vastleggen van verwachtingen en verantwoordelijkheden op een manier die voor alle teamleden helder is. Het doel van contracteren is om misverstanden te voorkomen en ervoor te zorgen dat iedereen zich betrokken voelt bij de gemaakte afspraken.


De rol van het Ontwikkelhuis
Het Ontwikkelhuis heeft niet alleen geholpen bij het naar boven halen van persoonlijke drijfveren, maar heeft ook bijgedragen aan het begrijpen van elkaars perspectieven en achtergronden. Door deze persoonlijke verhalen te delen, konden de teamleden een dieper begrip ontwikkelen voor elkaars motivaties, uitdagingen en doelen, wat de basis vormde voor een sterker teamverband.

Daarnaast heeft het Ontwikkelhuis een belangrijke rol gespeeld bij het proces van contracteren. Hierbij ging het niet alleen om het maken van afspraken, maar ook om het creëren van een gezamenlijk begrip en commitment rondom deze afspraken. Door expliciet te bespreken wat er werd bedoeld met bepaalde afspraken en hoe deze werden geïnterpreteerd, konden misverstanden worden voorkomen en kon er meer vertrouwen ontstaan binnen het team.

Verder heeft het Ontwikkelhuis geholpen bij het bespreken van de houding van collega's richting elkaar en naar de leerplichtorganisatie. Hierbij lag de focus op het ontwikkelen van een constructieve en respectvolle communicatiecultuur, waarin feedback op een positieve manier werd gegeven en ontvangen. Door bewust om te gaan met communicatie en elkaar te ondersteunen in het aannemen van de juiste rol in verschillende situaties, kon de samenwerking binnen het team worden versterkt.

Ten slotte heeft het Ontwikkelhuis aandacht besteed aan het herkennen, vermijden en doorbreken van destructieve communicatiepatronen. Door dit met elkaar te bespreken en te oefenen, konden de teamleden leren hoe ze effectief konden samenwerken en conflicten op een constructieve manier konden oplossen. Dit droeg bij aan een positieve teamdynamiek en een productieve werkomgeving.


Wat maakt het Ontwikkelhuis zo bijzonder?
De dienstverlening van het Ontwikkelhuis wordt door Annet als bijzonder goed ervaren vanwege de duurzame relatie die zij hebben opgebouwd met elkaar. De trainers hebben haar team goed leren kennen en daardoor nauwkeurig kunnen inspelen op de behoeften van het team. Annet waardeert ook de praktische aanpak van het Ontwikkelhuis, waarbij theorie wordt afgewisseld met actieve deelname en beweging, wat zorgt voor een dynamische en effectieve leerervaring.

"Ik vind het altijd een hele fijne wisseling tussen theorie maar ook gewoon een praktische oefening op de teamdag. Echt lekker in beweging." 

Verder benadrukt Annet de waarde van de feedback die ze ontvangen vanuit het Ontwikkelhuis, waarbij zowel zijzelf als manager als het team constructieve kritiek krijgen en deze direct kunnen aanpakken. Ze waardeert ook de openheid en kwetsbaarheid van de trainers, die zichzelf durven in te brengen vanuit een gelijkwaardig contact en daarmee een veilige omgeving creëren waarin deelnemers zich ook kwetsbaar durven opstellen.

Het systemische denken dat in het Ontwikkelhuis wordt toegepast, waarbij zowel de persoonlijk ontwikkeling als ook de taak wordt geïntegreerd in het leerproces, wordt door Annet ook als waardevol beschouwd, omdat het de deelnemers in staat stelt om op een dieper niveau te leren en te groeien.

 
Continue teamontwikkeling
Annet vertelt dat het proces van teamontwikkeling nog steeds gaande is en nog niet is afgerond. Ze organiseert gemiddeld twee bijeenkomsten per jaar, waarbij ze haar twee senior medewerkers vanaf het begin betrokken heeft. Deze bijeenkomsten worden begeleid door de trainers van het  Ontwikkelhuis, waarbij ze samen de stand van zaken in het team bespreken en bepalen wat er nodig is voor verdere ontwikkeling.

Tijdens deze sessies wordt aandacht besteed aan verschillende aspecten van teamontwikkeling, waaronder kennismaking, het bespreken van feedback, het maken van teamafspraken en contracteren. De bijeenkomsten duren meestal een hele dag en bieden voldoende tijd om verschillende thema's te behandelen, zoals het definiëren van acceptabel gedrag binnen het team en het opstellen van een effectieve agenda voor werkoverleggen.

Annet heeft er bewust voor gekozen om de focus van de sessies te leggen op het vak van adviseur zijn, waarbij de trainers expertise bieden. Ze heeft deze begeleiding gescheiden gehouden van de inhoudelijke ontwikkeling van haar team. Hierdoor kunnen ze zich concentreren op teamdynamiek, adviseurschap en andere aspecten van professionele ontwikkeling, zonder te veel af te wijken naar interne processen of inhoudelijke aspecten van het werk bij de leerplichtorganisatie.

Resultaat
Annet benadrukt de impact van de training persoonlijke effectiviteit door het Ontwikkelhuis voor haar nieuwe medewerkers, waarbij ze opmerkt: "Ze hadden echt niet gedacht dat het programma diepgang zou hebben en dat ze echt hun collega's op een andere manier hebben leren kennen." Dit toont aan dat de training meer was dan alleen oppervlakkige interactie, maar ook daadwerkelijke verbindingen tot stand bracht binnen het team.

Ze noemt ook de verandering in teamdynamiek als een belangrijk resultaat van de samenwerking met het Ontwikkelhuis: "In het begin was het team echt niet zo open naar elkaar of geneigd om elkaar aan te spreken. En dat is nu echt wel anders, hè." Dit laat zien dat de training heeft bijgedragen aan het creëren van een open en veilige werkomgeving waarin feedback geven en ontvangen wordt aangemoedigd.

“Het beperkte verloop en hoge medewerkertevredenheid is niet los te zien van het gezamenlijke ontwikkeltraject.” 

Annet illustreert de positieve impact van de training op de stabiliteit van haar team: "Buiten een tweetal dat met pensioen is gegaan, is mijn verloop ruim onder het gemiddelde in deze uitdagende arbeidsmarkt. Dit is niet los te zien van het ontwikkeltraject en de tevredenheid van de medewerkers."

Ten slotte: “Mijn advies aan collega-managers: creëer een cultuur waarbij je samen de motregen kunt bespreken, voordat het regent en bliksemt.”

Meer weten over deze case? Of nieuwsgierig wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Mail naar contact@ontwikkelhuis.nl of bel met Sonja (06-12630363) voor vraagstukken over HR en Leiderschap.