De shift naar hybride werk: de impact op managers

artikel

De voordelen zijn bekend. We hebben tijdens de lockdowns met elkaar bewezen dat een hybride manier van werken niet alleen zorgt voor een hogere productiviteit, maar dat zélf kunnen bepalen waar je werkt óók zorgt voor gelukkigere werknemers.

 

De shift naar hybride werken is dus een feit.

En dat, heeft een grote impact op het werk van managers. Even spontaan de werkvloer oplopen om je team een peptalk te geven is nu anders. Bij het koffie-apparaat even checken hoe het nu thuis gaat, is ook anders. Office politics - je raadt het al - anders. Afspraken maken, is ook anders. Het contact tussen je teamleden - ook anders. Enfin.. er is nogal veel anders: maar deze nieuwe manier van werken biedt dus ook heel veel prachtige kansen. Hieronder 9 tips om deze kansen te verzilveren.

Tip 1. Vergroot je (digitale) leiderschapsrepertoire

Verdiep je in de online mogelijkheden en onthoud dat de taak aan jou is om duidelijkheid en structuur aan te brengen in de online omgeving. Bepaal het doel van de meeting, de taakverdeling, hoe je samenwerkt, en communiceer dit naar je team. Dit is zeker een uitdaging, maar wanneer jij jouw kracht weet te vinden én te benutten in de digitale wereld, vergroot je ook de kracht van je team. Er is online heel veel mogelijk, dus maak daar gebruik van.

Tip 2. Werk slimmer

Een online omgeving betekent minder non-verbale communicatie. En dit kan leiden tot andere interpretaties van afspraken, verwachtingen waaraan niet wordt voldaan of gebrek aan begrip. Wanneer je bewust bent van het online krachtenveld, weet je je ook makkelijker in deze wereld te bewegen. Maak afspraken expliciet, gebruik online tools en zorg voor een korte check-out. Niet alleen wordt het voor jou duidelijker wat je team meeneemt uit de vergadering, maar ook voor teamleden is het duidelijk wat de afspraken en verwachtingen zijn.

Tip 3. Pas op voor aannames en creëer een veilige omgeving

De neiging is te denken dat iedereen zich hetzelfde beweegt in de online wereld als jij. Het is daarom belangrijk te waken voor aannames. Vraag naar de beleving van je medewerkers, vraag of er onduidelijkheden of hindernissen zijn, sta open voor vragen en oordeel niet. Het is belangrijk dat je team zich veilig voelt om twijfels of onzekerheden uit te kunnen spreken, maar ook dat ze weten waar en wanneer zij met vragen terecht kunnen. Om open communicatie te bevorderen is het geven van complimenten overigens erg belangrijk. Medewerkers voelen zich sneller betrokken, het versterkt het teamgevoel en het creëert ruimte voor groei.

Tip 4. Houd rekening met het energieniveau

Een goede verbinding is online moeilijker tot stand te brengen. Geen oogcontact hebben met anderen resulteert in een stofje in de hersenen waardoor je systeem blijft zoeken naar de ogen van de ander. En dit kost extra energie. Houdt elkaar in de gaten, bespreek ieders energieniveau, en creëer een stimulerende en prikkelende omgeving. Probeer bijvoorbeeld te wisselen met het gekozen medium of de werkvorm om de dynamiek tussen jou en je team, maar ook tussen de teamleden te vergroten. Dit vergroot niet alleen de motivatie en de alertheid van het team, maar levert ook energie op.

Tip 5. Bereid je voor

Naast het technische aspect van een online afspraak, vraagt het – in tegenstelling tot een offline afspraak – ook de nodige extra inhoudelijke voorbereiding. Je komt elkaar niet spontaan tegen en je ziet weinig of geen non-verbale communicatie. Het is daarom belangrijk dat je op het moment dat je elkaar spreekt ook datgene benoemt wat benoemt moet worden.

Tip 6. Zie het individu binnen de groep

Of het nu gaat om een bila of een groepsvergadering, het verschil tussen online en fysiek gesprekken voeren raakt met name het niet in de ogen kunnen kijken. Probeer het gesprek dus zo goed mogelijk op de ander af te stemmen en zorg dat de ander zich gezien voelt. Denk aan het aantal afspraken, de voorkeur voor het medium, beeld of geen beeld, maar maak ook ruimte voor het persoonlijke gesprek.

Tip 7. Maak ruimte voor het persoonlijke gesprek

Het is een spannende tijd en iedereen zit in een ander schuitje. Je kan op afstand niet achter de voordeur kijken dus een goed idee krijgen hoe het écht met iemand gaat vraagt extra tijd en aandacht. Vraag door, stel open vragen en laat je niet te snel verleiden met het antwoord ‘het gaat prima’.

Tip 8. Versterk en benut de (veer)kracht en autonomie van je team

Geef medewerkers het vertrouwen en de ruimte om hun werk te organiseren, maar vraag waar ze advies/ondersteuning kunnen gebruiken. Om je medewerkers te stimuleren hun potentieel te benutten, is het van belang dat je niet overneemt, redt of beslist wat goed is voor de ander. Vertrouw op de kracht en de autonomie van je team en geef ze de ruimte om dat ook te laten zien.

Tip 9. Creëer een sociaal vangnet

Op afstand communiceren creëert afstand. Start met een korte check-in. Wanneer er ruimte is om te ‘landen’ in de vergadering, om te schakelen, dan ontstaat er ruimte om in het ‘hier en nu’ te zijn. Bovendien versterkt deze vorm van contracteren het gevoel van rust en het teamgevoel. Een andere manier is het toepassen van het ‘buddy’ systeem, waarbij teamleden in 2- of 3-tallen uiteen gaan. Ook dit stimuleert de onderlinge interactie, creëert verbinding, en zorgt simpelweg voor minder afstand.