De optimale hybride werkverdeling

artikel

Het staat vast, na een periode van onzekerheid wordt het tijd om weer grip te krijgen. Grip op onze werksituaties en op de samenwerking met je team. Maar ook al zijn de artikelen over het nieuwe werken er in overvloed, de details over het hoe en wat blijven achter. In dit artikel bieden wij jou 4 perspectieven om rekening mee te houden voor een frisse herstart met je team. Want een model of vastomlijnd kader werkt misschien in theorie, maar niet in de praktijk. 

60% remote & 40% op kantoor... toch?

Modellen en kaders verschillen per organisatie, per team én zelfs per medewerker. Zo weten we allemaal dat er bij deze transitie geen sprake is van een one-fits-all benadering. Het succesvol doorvoeren van een hybride beleid is alleen mogelijk wanneer je je bewust bent van álle belangen en behoeften. De vraag is alleen… hoe?

Ondanks alle spanning en onzekerheid is het hybride werken snel omarmt. Waar voorheen altijd face-to-face interactie en ‘het kantoor als beste werkplek’ het hoogst uit de surveys kwamen, daalde deze voorkeuren exponentieel toen men de voordelen ging ervaren van het thuiswerken. Een deel begon thuis te zien als de ideale werkplek, maar het overgrote deel gaf de voorkeur aan een combinatie tussen de twee – een hybride model.

Recent onderzoek geeft zelfs aanstoot voor de optimale werkverdeling: 60% remote en 40% ‘onsite’. Maar voor veel organisaties is deze verdeling niet altijd mogelijk of zelfs wenselijk. Het hybride werken is jammer genoeg niet iets wat volgens een theoretisch model of gebaseerd op een datagericht onderzoek ingevoerd kan worden. Als organisatie en als team bepaal je samen wat werkt en wat niet.

Je bepaalt samen wat werkt en wat niet

Lynda Gratton (organisatietheoreticus en hoogleraar managementpraktijken) benadrukt in haar onderzoek dat een succesvolle transitie naar het hybride werken gepaard gaat met één grote uitdaging. Het vinden van de juiste balans tussen de belangen en behoeften van de organisatie én die van de individuele werknemers. Dit klinkt misschien logisch, maar in de praktijk laat dit nog veel te wensen over.

Verruim je blik met deze 4 perspectieven

Eerder schreven wij al over de zes paradoxen van het nieuwe leiderschap. Ook bij de transitie naar het hybride werk is het essentieel dat een leider de lead neemt. Maar dit is niet het enige. Zij moeten daarnaast namelijk ook in staat zijn om met een brede blik naar het beleid te kunnen kijken, zij moeten de medewerkers betrekken bij deze verandering én zij moeten bij iedere stap kunnen zien wat de mogelijke gevolgen kunnen zijn. Dit artikel focust zich daarom op het tweede punt – het verruimen van je blik. Want voor je kunt handelen naar de belangen en behoefte van de organisatie en je medewerkers, moet je eerst weten waar je rekening mee moet houden.  

Gratton biedt hiervoor vier perspectieven. We lichten de verschillende belangen hieronder kort toe aan de hand van de twee belangrijkste fundamenten van het hybride werk: tijd en plaats.

1. Verschillen op het gebied van rollen en taken

Verschillende functies kennen verschillende drijfveren. Bart is strategische planner en wil zich voor een lange tijdsperiode kunnen focussen zonder onderbroken te worden. De vrijheid bij het indelen van tijd is voor hem dus belangrijker dan plaats. De ‘optimale’ 60/40 verdeling maakt voor Bart niet uit, zolang hij zich maar kan focussen op zijn taken.

Melanie is teammanager en gericht op het coördineren van werkzaamheden. In tegenstelling tot Bart heeft zij belang bij regelmatige en snelle communicatie. Met behulp van Microsoft Teams of Zoom heeft zij de laatste tijd ervaren dat plaats voor haar niet uitmaakt. Vrijheid in tijd is dus ook voor haar belangrijker, maar het verschil in de gewenste invulling had niet groter kunnen zijn.

2. Verschillende individuele voorkeuren

Saskia heeft twee volwassen kinderen en een prettige werkplek aan huis. Zij is hierdoor minder geneigd om een uur naar werk te rijden en die afstand naar kantoor te overbruggen. De tijdswinst en de rust die het thuiswerken haar brengt ervaart zij als een groot voordeel van het hybride werken. Twee keer per week gaat zij naar kantoor om haar collega’s te zien en deze combinatie bevalt haar goed. In die 60/40 verdeling kan Saskia zich wel vinden.

Pieter werkt in hetzelfde bedrijf als Saskia. Hij werkt er nu een jaar en heeft de behoefte omringt te worden met collega’s: om snel te kunnen schakelen, te groeien, maar ook om zijn netwerk op te kunnen bouwen. Bovendien is zijn thuissituatie iets anders dan die van Saskia. In zijn appartementje in het centrum van Amsterdam is er altijd wel geluid dat zijn focus doorbreekt. De ‘optimale’ verdeling is voor Pieter niet gewenst. Het liefst gaat hij alle dagen naar kantoor.

Lees hier over de valkuilen van remote werken bij teams: een observatie van onze trainer Hanneke van Marle. 

3. Werkstromen en samenwerking

Wanneer de voorkeuren per medewerker verschillen, vereist dit heldere communicatie en het maken van goede afspraken met het team. Het afstemmen van taken of een spoedoverleg was een stuk makkelijker te organiseren toen iedereen zich nog op dezelfde tijd op dezelfde plek bevond. Technologie biedt hierin oneindig veel mogelijkheden, maar die vertaling is niet altijd makkelijk te maken. Je kunt natuurlijk kijken naar het vertalen van oude werkvormen, maar soms is het juist nodig om een stapje terug te doen. Om met een andere blik naar het geheel te kijken. Om anderen te motiveren met ideeën te komen. En om buiten de gebaande paden te denken én te treden. Wie weet ontstaat er een geheel nieuwe aanpak die niet alleen veel efficiënter werkt, maar die jouw organisatie en jouw team ook weer een nieuwe energie geeft.

4. Gevoel van inclusiviteit en rechtvaardigheid

Verandering gaat altijd gepaard met gevoelens van onzekerheid, onrecht of onbegrip. Niet alle medewerkers zullen namelijk tevreden zijn over de invulling van nieuwe ontwikkelingen. Leiders moeten zich bewustzijn van de impact die veranderingen met zich meebrengen voor veel medewerkers. En het is aan hun om deze medewerkers te betrekken in het gesprek. Allereerst moet er draagvlak zijn en de introductie van het hybride werken kent hierbij geen shortcuts. Het vraagt om begrip. Het vraagt om inzicht. En het vraagt om verbinding en heldere communicatie.

Co-creatie is dus doelgerichter, productiever, agile én het geeft medewerkers een enorme boost

Bedenk de overgang naar het hybride werken dus niet zelf vanaf je thuiswerk-eiland. Het is het meest effectief om het nieuwe plan in co-creatie vorm te geven. En je medewerkers denken echt graag mee wanneer zij die kans ook krijgen. Met oog op de transitie naar het hybride werk is het aan de leiders om in te zien en te vragen wat teams en medewerkers nodig hebben. Het blijft een uitdaging om een remote team te leiden, zeker wanneer je het nooit eerder hebt gedaan. Maar wanneer medewerkers zich gehoord, betrokken en geïnspireerd voelen, dán zijn de voordelen ook eindeloos. Het is doelgerichter, productiever, agile en het geeft medewerkers niet alleen een enorme boost, maar biedt hen ook een grote mate van flexibiliteit.